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El correo electrónico es una de las principales formas de comunicación del mundo digital, su rapidez y versatilidad lo han hecho la estrella de la transmisión de información entre amigos, colegas y familiares. Estas ventajas se diluyen si escribimos correos excesivamente largos, que consumen muchísimo tiempo de parte del redactor y fundamentalmente, del receptor. Estos simples consejos sirven para escribir mails más cortos y efectivos.
La razón principal por la que deberíamos tratar de reducir la longitud de nuestros correos es, que con los vólumenes de mails que maneja una persona en promedio cada día, es necesario acortar los tiempos de lectura, para facilitar la respuesta de la otra parte. El email siempre estuvo pensado para ser un medio de comunicación ágil, esta característica se neutraliza, si cada vez que apretamos el botón Enviar, largamos medio Quijote de la Mancha 
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Si un email es breve, claro y conciso, el receptor probablemente lo conteste ni bien lo recibe. Esto es sumamente importante cuando el asunto del mensaje está relacionado con nuestro trabajo, proyectos o temas urgentes. Escribir mails largos, desordenados, sin edición o sin remarcar lo importante, demuestra que no te interesa el tiempo del receptor y que estás asumiendo que tu mail es más imporante que todos los demás que llegan a su bandeja de entrada. Si tu idea era obtener una respuesta de esta persona, lo primero que hay que hacer, es respetar su tiempo y sus prioridades.
Siempre es posible escribir un mail corto, siempre.
En mi experiencia, cuando uno se acostumbra a escribir de esta manera, poco a poco, nuestros contactos se comunicarán con nosotros de la misma forma. Si alguien te inunda con mails novelescos, una buena manera de revertir esta situación, es comenzar a responderle de manera abreviada. Con el correr del tiempo, es probable que esa persona comience a reducir la longitud de sus correos electrónicos.
6 Reglas para escribir mails cortos y efectivos
- 5 frases como límite: La longitud del cuerpo del mensaje no debería exceder las 5 frases. Si podés resumir aún más el contenido, mejor.
- Indicar claramente cuál es el punto principal: Esto está relacionado con el tip anterior. Si no logramos escribir el mail en menos de 5 frases, probablemente no tengamos bien en claro cuál es el objeto del correo. Tomate unos minutos para aclarar el objeto de tu mensaje y concentrá todo el contenido sobre eso.
- Preguntar una sola cosa: Es mejor hacer una pregunta (o a lo sumo 2) y recibir una respuesta, a mandar un cuestionario larguísimo y no obtener ninguna. En el caso de que tengas varias dudas, establecé un ránking de cuál es la más importante, las demás deberían quedar para futuros contactos o para una llamada telefónica que se podría programar vía email.
- Editar el cuerpo del mensaje: Leer y releer el mail antes de enviarlo. Quitar todo lo que no sea relevante.
- Enlazar fuentes externas Si es necesario hacer referencia a una gran cantidad de información, es recomendable colocar links a páginas que le sirvan al receptor para leer sobre el tema. Separar el contenido de esta forma le da la libertad a quien recibe el mensaje de ordenar sus prioridades y leer el material cuando le sea más conveniente, que puede no ser necesariamente el mismo momento en que está leyendo tu correo.
- Subir contenidos a la red: Si la información que el receptor necesita no está en la web, podés aprovechar tu blog u otras alternativas existentes para publicar contenidos, poniendo a disposición de la otra persona el archivo o documento requerido, envíandole el link correspondiente.
Espero que les resulte útil. ¿Alguna vez han recibido mails tan largos que ni siquiera se molestaron en contestar? Los invito a que compartan sus experiencias y sus propios consejos en los comentarios. ¡Saludos!
Fuente: zenhabits.
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